現代企業的經營多半是通過合同形式（包括商談、簽訂和履行三階段）來完成交易的，因此合同管理是企業內部管理的核心內容，法律風險防範是其主要價值目標。合同法律風險則是以權益實現或責任追究為核心的法律權利義務體系，包括權利與義務的合理分擔、歸責要素和責任承擔等三個技術層面，大體屬於可預測和可控的範疇。在現代企業管理體系中，合同管理貫穿於企業的計劃、採購、生產、銷售、財務等所有管理部門，通過強化企業合同管理水平可以促使企業各部門的管理水平以及整體管理運行素質獲得全面的提升。目前中國企業由於合同管理模式選取不當，普遍存在銷售與財務、採購與品保、物流與業務等部門在管理目標上相互矛盾，相互衝突，各自的合同管理職能受到嚴重限制，企業合同管理職能長期得不到有效發揮。目前全程合同管理理念已經逐步走向成熟和規範，筆者依據這一現代管理理念，結合十多年來為企業提供專業法律服務過程中的切身體會和理論思考，對目前企業在合同管理中存在的誤區進行評析。
一、將合同管理定位於合同書的管理
不少企業認為合同管理就是對合同（紙質文書，即合同書）的管理，中心工作是按公司內部簽約授權等級對商談中的合同進行審查、會籤和蓋章，然後對已籤合同進行備份、分類歸檔和保管。這種合同管理模式將合同管理的本質視為合同訂立過程的流程管理，不能真正有效防範企業的法律風險和實現企業合同管理的目標，屬於計劃經濟下借鑑行政管理模式的傳統思路。從靜態管理的角度，這種合同行政管理模式是將合同管理理解成單純的合同文件管理，動態過程則表現為業務部門擬定合同樣稿，法律部門（包括法務部門和顧問律師，下同）對合同的法律問題進行把關審核，最後由企業領導簽字後交辦公室蓋章。這一管理模式忽略了合同交辦審核的細節，包括當事人背景資料、前期談判的焦點、合同履行的技術細節等問題。
同時將合同管理工作全盤交公司法律部門處理，而法律部門僅負責其中合同法律條款的審核。事實上企業的法律風險存在於經營交易的全過程之中，包括從合同商談（包括新客户開發）、合同簽訂和合同履行（包括交付貨物或提供服務，支付貨款）等各階段都會存在相應的法律風險。目前中國企業面臨最大的合同法律風險有兩個，一是按時保質保量交付問題，二是應收賬款回收問題。以應收賬款為例，“表面上是財務問題，實際上是一個合同管理問題。如果僅僅用追討欠款的事後處理方法來解決應收賬款問題，企業只能是頭痛醫頭、腳痛醫腳、前清後欠，永遠無法真正走出拖欠的困境。”我們只有將法律風險防範機制前移，強化事前的法律風險評估機制，建立事中的法律風險控制機制，對客户採用信用等級評定機制和分類管理的合同管理模式，構建全程管理模式，才能有效解決企業間拖欠貨款問題。
二、將合同管理視為專屬公司法律部門的工作
很多企業認為合同管理是專屬於公司法律部門的工作，其他部門只是配合法律部門的工作，甚至不少中小企業根本就沒有法律部門，也沒有專人負責合同管理工作。我們認為這種合同管理模式是錯誤的，因為法律部門只是參與合同管理的一個職能部門，公司的很多部門皆與合同管理密切相關。以合同審查環節為例，現行的合同審查機制基本上是業務部門將合同文本交法律部門進行形式審查，由於法律部門不瞭解合同背景資料，無法掌握合同締約過程的細節，無法對合同的合法性、合理性和可行性進行有效的審核，進而無法對潛在的法律風險進行有效的識別。為保證合同目的的順利實現，“合同審查應當不僅僅就擬定的紙上條文進行風險審查，更需要對合同的整個商談、磋商過程有所瞭解，追溯合同反映出的每個問題的淵源，並瞭解交易背景和自己一方的立場及所關注的主要內容”，並會同財務部門和業務部門對合同的效益性進行會審。而在合同履行階段，傳統模式是法律部門是不主動參與的，而事實上企業各管理部門是需要分工合作的，法律部門則應成為合同履行的協調者和監督者。
例如財務部門的主要職責是開票、對賬、結賬和財務數據分析等；業務部門（包括採購和銷售）的主要職責是進行客户開發、資信調查、合同商談和簽訂合同，聯繫品保（包括採購和生產部門）部門安排生產，聯繫倉儲部門交貨，協助財務進行貨款回收等；品保部門的主要職責是負責打樣，安排生產進度，監督產品品質，參與產品安裝、調試和技術培訓等；物流部門（包括報關、倉儲和運輸部門）的主要職責是安排發貨（包括退換貨），核對交接貨清單，辦理物流保險等。在合同履行過程中，通過與其他各部門進行定期會商、不定期的走訪交流、合同月報制度和重點領域採取的專項風險防範機制，企業法律部門可以掌控合同履行過程的動態情形，並對可能引發重大法律風險的環節和項目進行重點監控，可以有效控制合同履行過程中的法律風險。所以我們説合同管理應是企業各部門共同參與管理，而非僅僅是法律部門的工作。
三、重視合同簽訂環節，忽視合同履行環節
現在很多企業對合同的簽訂環節很重視，建立了合同審批辦法和流程，但沒有重視合同在履行（包括合同的變更、轉讓和解除等）環節的法律風險控制。我們認為合同簽訂的目的是實現合同價值，但合同簽訂後不會自動全面履行。現在不少企業沒有建立合同履行法律風險控制機制，也沒有必要的證據意識，導致對方違約時不知道即將面臨的法律風險，更不知道應如何妥善應對。譬如合同法規定發生質量問題應及時通知對方，但質量異議通知函的內容該怎麼寫，不少企業的業務員並沒有清晰的概念。筆者代理的一件質量索賠案，因對方交付的貨物有質量問題，業務人員曾用電話方式告知對方，後來又採取傳真方式通知對方，但對方沒有書面回覆。
在法庭上對方聲稱沒收到質量異議通知。因為雙方的合同約定：“若有質量異議，須在收到貨物後十天內提出，否則視為驗收合格。”最後因該企業沒有證據證明提出了質量異議，結果直接導致案件敗訴。其實我們只要建立相對完善的合同履行環節的風險防範體系，即能有效化解法律風險。以質量索賠為例，我們必須建立完善的索賠流程，及時保全相關證據，才能有效地向違約方索賠損失。即企業在產品檢驗後發現存在質量問題時，應在傳真質量異議通知書時提示對方回傳期限，如果對方沒有回傳就應立即書面郵寄，或直接書面郵寄，並保留郵寄憑證和郵寄材料，這樣才不致出現因通知程序缺失導致敗訴的.情形產生。因此只有加強合同在履行環節的控制機制，才能真正做到對企業經營風險事前有識別，事中有控制，事後有救濟，全程有預警。
四、重視事後訴訟救濟，忽視建立訴訟前的法律風險預警機制
許多企業認為合同管理只是為了便於解決糾紛的制度設計，關注點在完善法律糾紛的訴訟解決機制，並不關注事前的法律風險識別和評估，往往是處於糾紛之中卻發現自己身陷法律風險之中，造成要麼案件勝訴了卻發現被告無償債能力，要麼案件敗訴。其實預防訴訟的成本遠比訴訟本身小，且效果明顯。內中的道理與扁鵲三兄弟的故事同出一轍。史載：“魏文王之問扁鵲耶？曰：子昆弟三人其孰最善為醫？扁鵲曰：長兄最善，中兄次之，扁鵲最為下。魏文侯曰：可得聞邪？扁鵲曰：長兄於病視神，未有形而除之，故名不出於家；中兄治病，其在毫毛，故名不出於閭；若扁鵲者，?血脈，投毒藥，副肌膚，閒而名出聞於諸侯。”戰國時扁鵲行醫在三兄弟中最出名的緣故是因為大家都習慣上認為醫生是看病而不是預防的，平時不注重定期體檢，對潛在的病灶採取預防和保健措施，而是等到疾病爆發了才想到聘請醫生。病看好了是良醫，看不好就是庸醫。
對律師來説也是一樣，大家都習慣上認為律師是打官司的，而不是預防訴訟的。實際上我們知道決定案件勝負的關鍵因素是企業採取的法律風險防範機制是否有效，其次才是律師法律業務能力的高低。目前中國絕大多數企業的合同管理模式也處於類似的思維定勢，我們認為完善的法律風險預警機制應由以下四個方面構成：證據預警、時效預警、質量預警和償債預警。證據預警是指避免因證據缺失導致證據鏈條斷開，造成無法充分舉證或舉證不能的情形出現而採取的措施。時效預警主要是指距最後一次付款接近兩年、此後無書面催收記錄也未達成書面還款協議時，法律部門應通過書面催收等手段中止或彌補時效的措施。質量預警是指在合同約定或法定檢驗期間內，或在質量保證期間內，對貨物質量進行及時的檢驗，如發生質量問題應及時通知對方，並保留相關書面證據的措施。償債預警是指負債方逾期償還貨款，或遇負債方有改制、合併、分立、破產、隱匿財產等情形，可能影響到貨款正常清償時，法律部門應及時向企業相關部門彙報情況，及時採取法律措施以保障企業債權的安全性。企業應建立動態的合同管理監督機制，對可能產生的對將來訴訟局面不利的法律風險及時採取預警措施，避免或減少不必要的經營損失。
綜上，我們認為不僅要關注合同簽訂的風險識別和完善訴訟救濟機制，更要關注合同履行的風險控制和訴訟前的預警機制。首先要建立和完善企業合同管理的專職法律機構，包括建立企業法務部門和聘請專業的律師團隊，從機構上保障合同管理能得到常態化的執行和監督。其次是從制度入手製定切實可行的合同管理制度和操作流程，使合同管理工作有章可循，包括資信調查、合同會籤、合同履行、糾紛處理等環節，並通過建立合同示範文本庫、律師專項法律服務、年度法律檢查等方式來不斷完善企業的法律規章制度和操作流程。
最後是對合同管理參與人員進行定期管理和法律培訓，通過提高人員法律素質來促成各部門間的協調合作，提高合同管理水平和效率。只有企業做到管理層次清楚、職責明確、程序規範，從而使合同的簽訂、履行、救濟和預警都處於有效的運行狀態，做到機構、制度和人員三落實，形成完善的全程合同管理體系，才能真正實現防範法律風險的合同管理目的。
