表扬信通常由标题、抬头、正文、结尾和落款五部分构成。
(一)标题
一般而言，表扬信标题单独由文种名称“表扬信”组成。位置在第一行正中。
(二)称谓
表扬信的称呼应在开头顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。写给个人 的表扬信，应在姓名之后加上“同志”、“先生”等字样，后边加冒号。若直接张贴到某机 关、单位、团体的表扬信，开头可不必再写受文单位。
(三)正文
正文的内容要另起一行，空两格写。一般要求写出下列内容。
1.交代表扬的理由
用概括叙述的语言，重点叙述人物事迹的发生、发展、结果及其意义。叙述要清楚，要突出 最本质的方面，要让实事说话，少讲空道理。
2.指出行为的意义
在叙事的基础上进行评价、议论，赞颂该人所作所为的道德意义。如指出这种行为属于哪种 好思想，好风尚，好品德。
(四)结尾
该部分要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某某给予表扬。如“某 某某同志的优秀品德值得大家学习，建议予以表扬。”写给本人的表扬信，则应适当谈些“ 深受感动”、“值得我们学习”等方面的内容。并要求在结尾处写上“此致敬礼”等结束用 语。但“此致”、“祝”、“谨表”、“向你”等字写在末尾，其余的字，要另起一行，顶 格写。
(五)落款
落款应写明发文单位名称或个人姓名。并在右下方注明成文日期。
模板：
尊敬的____公司领导：
我们是贵公司的客户______，在这里我们要表扬贵公司的一位员工——____。
___年___月__日_______在_____工程师的指导下进行____系统的升级，一直忙碌到午夜12点钟才将全部系统升级完毕。
___月___日早上7点多，___又赶到___进行测试前的检查及跟踪，确认无故障后又马不停蹄的赶到___，帮助其进行___系统的升级，一直忙到晚上6点多才完成系统升级工作，连饭都没有吃一口，又直接赶到___进行系统升级的指导，一直忙碌到凌晨4点才完成___的升级工作。
___月___日，___公司同时进行___系统的测试，在测试过程中发现___系统出现BUG，___又指导___公司进行了___系统的回退，直到晚上10点多才将___公司的___系统回退至___状态。
___月___日(周___)，为确保___公司不出交易事故，___早晨7点多便开始挨家公司进行检查，通过___和___公司技术人员的.共同努力，最终确保了___上线成功，没有出现任何交易事故。
这次___系统的升级时间紧，任务量大，又是同时对___公司进行升级，可以说正是由于___的这种认真负责的工作态度和忘我的工作精神，以及其自身熟练的技术能力，才确保了我们这____公司能够同时安全平稳的完成这次___系统升级任务。___不辞辛劳，在升级过程尽职尽责，升级过程中对我们提出的问题给予了详细的讲解，升级之后又在视频会议中对外地营业部的前台员工们进行了全面的培训。
从___身上我们也看到了贵公司这种对客户认真负责的企业精神，我相信也正是在贵公司的培养下，___的员工才能如此优秀。
在这里我们再次感谢___工程师，对他的这种达到客户100%满意的服务精神提出表扬。
此致
敬礼
xx年x月x日
