出纳工作是会计工作的一个重要岗位,关系到贯彻执行国家政策和规章制度,关系到每个员工的亲身利益,也显示出财务会计职员的精神文明和职业道德水准。
1出纳的概述
1.1出纳的含义
作为会计术语的出纳,通常是指出纳工作。出纳工作,顾名思义,出即支出,纳即收进。出纳工作是治理货币资金、票据、有价证券进进出出的一项工作。具体 地讲,出纳是按照有关规定和制度,办理本单位的现金收付、银行结算及有关账务,保管库存现金、有价证券、财务印章及有关票据等工作的总称。
1.2设置出纳岗位的原因
现金作为一种特殊的商品,是人们最为关心和渴求的一种财富;现金作为资本的一个组成部分,又是活动性最强、性能最活跃的一种活动资产,可以说谁得到了 它,谁就得到了物质财富。所以现金不同于其他资产,在治理和核算上需要有一种极为严密的手续,要有相互监视和制约的手段,从而保证其安全完整和不受损失, 这就要求在日常工作中建立和完善现金核算和现金治理制度。这一制度最明显的特点,就是在核算和治理中要求账钱分管:一部分财会职员(会计员)分管账目(指 现金总账,或称总账中的现金科目);一部分财会职员(出纳员)具体分管现金的收、付、存,以互相配合、互相制约,共同治理好现金的核算和治理工作。
1.3出纳职员的含义
从广义上讲,既包括会计部分的出纳工作职员,也包括业务部分的各类收款员(收银员)。收款员(收银员),从其工作内容、方法、要求,以及他们本身应具 备的素质等方面看,与会计部分的专职出纳职员有很多相同之处。他们的.主要工作是办理货币资金和各种票据的收进,保证自己经手的货币资金和票据的安全与完 整;他们也要填制和审核很多原始凭证;他们同样是直接与货币打交道,除了要有过硬的出纳业务知识以外,还必须具备良好的财经法纪素养和职业道德修养。
所不 同的是,他们一般工作在经济活动的第一线,各种票据和货币资金的收进,特别是货币资金的收进,通常是由他们转交给专职出纳的;另外,他们的工作过程是收 进、保管、核对与上交,一般不专门设置账户进行核算。所以,也可以说,收款员(收银员)是出纳(会计)机构的派出职员,他们是各单位出纳队伍中的一员,他 们的工作是整个出纳工作的一部分。出纳业务的治理和出纳职员的教育与培训,应从广义角度综合考虑。狭义的出纳职员仅指会计部分的出纳职员。
2出纳职员的岗位职责
2.1办理现金收支和银行结算业务
各单位出纳职员应根据国家《现金治理暂行条例》的规定,具体办理现金的收支业务;对重大的开支项目,须经过单位领导或会计负责人审核后再办理付款手 续。同时应根据《中华人民共和国票据法》、《银行支付结算制度》等有关规定,办理银行结算业务。出纳职员办理相关业务时,做到知法、懂法、遵法,现金的收 支符合有关规定和相关的手续,在此基础上还要保证收支、核算的及时性。
2.2登记现金、银行存款日记账,编制日报表和调节表
出纳职员根据已经编制的收、付款凭证,经其他会计职员审核无误后,逐笔序时登记现金和银行存款日记账,逐日终了应结出余额。银行存款账面余额,要定期 与银行对账单进行核对。月终应及时编制“银行存款余额调节表”,使账面余额与对账单上余额相符。现金账面余额应与库存现金核对,使其账实相符。对于现金业 务和银行收支业务较多的单位,也可以编制现金、银行存款日报、旬报表,以反映现金和银行存款的收、支、存情况。
2.3保证现金、有价证券、空缺支票、印章的安全和完整
出纳职员不仅负责登记现金日记账,而且负责保管现金。有些单位的有价证券如同库券、债券等也应由出纳职员负责保管。因此出纳职员应根据本单位的实际情 况建立现金、有价证券登记薄,便于随时进行核对,保证其安全完整。此外,出纳职员应妥善保管保险柜的钥匙,在任期间钥匙不离身,不得交给他人保管,对于保 险柜的密码严格保密。各单位的空缺支票应由出纳职员从开户银行购买,并将购买后的空缺支票登记在支票登记簿中。在支票使用后,应将用途及支票号除登记银行 存款日记账外,还应该在支票登记簿中予以记录,以备核对。另外,还应妥善保管印章(财务章、公章),一般来说出纳职员保管空缺支票并签发支票,支票印章由 会计主管职员负责或指定专门职员负责保管。当然,各单位的具体情况不尽相同,因此可以根据其具体规定自行处理。但需要留意的是,空缺支票与印章不得由一人 治理。
3出纳岗位的工作流程
3.1收款程序
(1)应根据现金收进传票点收现款,鉴定现钞的真伪无误后,即在现金收进传票加盖“收款日戳”及“分号”(收进传票之分号逐日自第一号依序编列)并盖私章。
(2)如需签发或发回信托单或各种凭证时,应于传票下端制票员编号处登记“号码牌”号数(号码牌应与传票加盖骑缝私章)后,将“号码牌”(签发信托单时以收进传票第二联代替号码牌)交给顾客凭向原经办部分领取所需凭证。
(3)将收款后的传票依序登记于:①现金收进账。②现金收进日记账后,传票及附件递交有关部分办理。各有关部分办妥手续后,按传票所记号码呼号收回“号码牌”(应留意有无涂改),凭此交付信托单或凭证等。
3.2付款程序
出纳部分付出现金,须凭现金支出传票(包括视同现金支票传票的各项付款凭证)办理。
(1)凡付款传票,均须依照程序先由经办员、会计职员及各级主管职员核章后始得付款。
(2)出纳员支付款项时,须先查明传票的核章具备后在传票编列“分号”(逐日自第一号依序编列)依序登记于:
①现金支出账。
②现金支出日记账。
③在传票及附件的凭证上加盖“付款日戳”及私章后,点检款项,按传票左端所记号码呼号,向客户收回“号码牌”(应留意号码有无涂改)并询明金额无误后,即照付现款(包括支票)。
④凡本公司签发的支票应以记名式为原则,支票经主管签盖印鉴后,均应经会计及出纳员副署。
3.3出纳事务
(1)券币的整理。
收进各项券币的整理均应凑成整数后封扎,其方法如下:
①各种面额的券币均应分别整理,同一面额每100张为1扎,每10扎为1捆。②每扎应用纸签条封,每捆应加贴封,注明年月日。
③同一面额未满100张的钞券,得以50张折摺封扎。
④各扎各捆经收职员应加盖私章。
⑤各种硬币,同一面额每50枚为1卷,每1000枚为1袋,各卷名袋须如盖经收职员私章。
经手点钞职员对其所签封的券币负责。
(2)其他事项。
现金的提存:
①往来行库的票据及现金提送,应派适当职员充任,金额较巨或以为必要时应加派职员办理。
②逐日营业终了时,除酌留一部分充为越日营业时必要的支付资金外,所有款项应尽量送存行库。
库存:
①现金库存除现款外,其他一切票据、借据或取款凭条均不能抵充。营业终了结账后,如有经收(付)的款项应办妥越日收(付)款手续,经各级主管职员核章后连同传票一并保管。
②逐日库存现金,须与“现金库存表”所载金额相符,如有不符时应立即报告主管,并应于当日查明不符缘由,如确属无法当日查明时,应以暂收款或暂付款科目整理,待越日再继续调查。
金库:
①金库内外门应备正副钥匙各一副,内门正钥匙由出纳员负责治理使用,外门正钥匙由经理或指定副经理掌管,非两者不得启闭金库,内外门副钥匙由经理会同会计科长及主办出纳员密封缄口盖骑缝章后,交由经理另行保管。
②因故不能使用正钥匙需使用副钥匙时,经理须会同会计科长及主办出纳员启封,用后重行封存。
珍贵物品的保管:
凡与业务有关的有价证券等珍贵物品,需寄存出纳专用的金库时,应由经办职员成扎或整箱密封,并由主管职员签章后,连同保管条(写明交存的件数)交出纳员,出纳员点收后给保管条签章交经办员收执,发回保管物时,收回保管条注销后装订保管备查。
银行存款支票簿的使用:
①领用支票簿时,须由主管指派的经管员编列号码登记在“空缺单据登记簿”发交经办职员签章使用。
②作废的支票,须盖“作废”戳记,粘贴于该同一号码的存根上,以示慎重。
③逐日营业终了时,经办员应即查对当日签发的支票存根,结计金额在存根最后一张背面,与银行存款科目签发总数是否相符,同时查点尚未使用的空缺张数是 否相符。④用过的支票簿(存根),须交还经管员查核使用张数及作废张数是否相符,并在“空缺单据登记簿”备注栏注明后,妥为保存(订为15年)。银行存款的印鉴:
银行存款的印鉴为有权签章职员印鉴(签章、职章、私章)及副署职员印鉴(会计科长、信托科长、出纳员的印章)。
号码牌的使用:
“号码牌”本身并非付款凭证,仅为经办员方便熟悉交付客户的标记。4出纳岗位的基本要求
4.1政策水平
不以规矩,不成方圆。出纳工作涉及的“规矩”很多,如《会计法》及各种会计制度,现金治理制度及银行结算制度,《会计基础工作规范》,本钱治理条例及 用度报销额度,税收治理制度及发票治理办法,还有本单位自己的财务治理规定等等。这些法规、制度假如不熟悉、不把握,是尽对做不好出纳工作的。所以,要做 好出纳工作的第一件大事就是学习、了解、把握财经法规和制度,进步自己的政策水平。出纳职员只有刻苦把握政策法规和制度,明白了哪些该干,哪些不该干,哪 些该抵制,工作起来就会得心应手,就不会出错误。
4.2业务技能
出纳工作需要很强的操纵技巧。打算盘、用电脑、填票据、点钞票等,都需要深厚的基本功。作为专职出纳职员,不但要具备处理一般会计事务的财会专业基本 知识,还要具备较高的处理出纳事务的出纳专业知识水平和较强的数字运算能力。在快和准的关系上,作为出纳员,要把正确放在第一位,要准中求快。进步出纳业 务技术水平关键在手上,打算盘、用电脑、开票据、都离不开手。而要进步手的功夫,关键又在勤,勤能生巧,巧自勤来。有了勤,就一定能达到出纳技术操纵上的 理想境界。另外,还要苦练汉字、阿拉伯数字,进步写作概括能力,使人见其字如见其人,一张书写工整、填写齐全、摘要精炼的票据能表现一个出纳员的工作能 力。
4.3工作作风
要做好出纳工作首先要热爱出纳工作,要有严谨细致的工作作风和职业习惯。作风的培养在成就事业方面至关重要。出纳天天和金钱打交道,稍有不慎就会造成 意想不到的损失,出纳员必须养成与出纳职业相符合的工作作风,概括起来就是:精力集中,有条不紊,严谨细致,沉着冷静。精力集中就是工作起来就要全身心地 投进,不为外界所干扰;有条不紊就是计算用具摆放整洁,钱款票据存放有序。
